Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi tổ chức sự kiện đó, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp.
Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu.
Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi tổ chức sự kiện đó, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp. Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.
1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc
Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh, Vip Event nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau.
Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở cổng trường đại học, quán cafe rock… trong khi một Event dành cho giới nữ từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ… Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.
Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường. Tuy nhiên một số địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá.
2. Phương tiện truyền thông đại chúng (Báo giấy, truyền hình, radio…)
Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình. Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.
Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức Event nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia.
Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc tiếp cận về mặt “nhìn” bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm… nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio. Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng của XoneFM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi vừa nghe radio.
3. Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…)
Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet.
Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.
Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi… để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.